Wir sind da um zu helfen!

Mitgliederverwaltung

  • Wo kann ich eine Mitgliedschaft hinzufügen?
    Erstellen Sie eine neue Mitgliedschaft unter dem Reiter Finanzen > Mitgliedschaften. Klicken auf Mitgliedschaft hinzufügen, wählen Sie eine Saison aus und fügen den Namen sowie den Betrag ein. Nun ist eine neue Mitgliedschaft erstellt.
  • Wo kann ich meine Finanzen einsehen?
    Alle Daten zu den Zahlungen, Kosten und den Rechnungen können Sie in dem ClubCollect-System finden. Wählen Sie den Reiter Finanzen > Rechnungen aus und klicken auf den Button ClubCollect, um sich in das ClubCollect-System einzuwählen und eine Übersicht der Zahlungen, Kosten und Rechnungen zu erhalten.
  • Wo kann ich Kennzeichnung hinzufügen und zuordnen?
    Haben Sie noch keine Kennzeichnung hinzugefügt? Erstellen Sie zuerst eine Kennzeichnung unter dem Reiter Einstellungen > Kennzeichnungen. Wenn Kennzeichnungen erstellt worden sind, können Sie diese einem Mitglied auf dessen persönlichen Profilseite hinzufügen. Wenn Sie auf Kennzeichnung hinzufügen klicken, können Sie Mitgliedern eine Kennzeichnung zuordnen. Sie können beliebig viele Kennzeichnungen einem Mitglied zuordnen.
  • Wie kann ich einem Mitglied eine Mitgliedschaft zuordnen?
    Mitgliedschaft einer Person zuordnen: Klicken Sie auf die Funktion Mitgliedschaft zuordnen unter dem Mitgliedsprofil und füllen Sie die leeren Felder aus. Wenn einem Mitglied bereits eine aktive Mitgliedschaft zugeordnet ist, wird automatisch eine Rechnungsvorlage erstellt. Diese finden Sie dann unter dem Reiter Finanzen> Rechnungen > Nicht in Rechnung gestellt. Mitgliedschaften mehreren Mitgliedern zuordnen: Nutzen Sie die Filterfunktion, um die bestimmte Mitgliedergruppe auszuwählen. Gehen Sie hierzu auf den Reiter Mitglieder und dann auf Aktive. Nun können Sie diesen Mitgliedern eine Mitgliedschaft zuordnen, indem Sie die Funktion Mitgliedschaften zuordnen auswählen.
  • Wie kündige ich eine Mitgliedschaft?
    Die Kündigung einer Mitgliedschaft kann in dem persönlichen Profil des Mitglied durchgeführt werden. Gehen Sie unter Mitgliedschaften und wählen die Funktion Bearbeiten neben der besagten Mitgliedschaft aus und setzen das Enddatum ein. Wenn alle Mitgliedschaften storniert sind, wird das Mitglied als inaktiv angezeigt.
  • Wo kann ich ein Mitglied hinzufügen?
    Wählen Sie den Reiter Mitglieder und klicken Sie auf Aktive. Dann klicken Sie auf Vereinsmitglied hinzufügen, um ein neues Mitglied zu erstellen. Bitte füllen Sie die leeren Felder aus und speichern diese Informationen. Nun haben Sie ein neues Mitglied hinzugefügt.

Kommunikation

  • Wie exportiere und importiere ich Daten in Mailchimp?
    Klicken Sie auf den Reiter Mitglieder > Mit E-Mail. Filtern und wählen Sie Ihre spezifische Mitgliedergruppe aus, dann klicken Sie auf Nach Mailchimp exportieren. ClubBase erstellt eine Excel-Datei, die Sie direkt in Mailchimp importieren können. Gehen Sie zu www.Mailchimp.com und klicken Sie auf den Reiter Listen. Auf dieser Seite können Sie Zielgruppen erstellen und die Mitgliedsdaten importieren, indem Sie die von ClubBase generierte Excel-Dateien hochladen.
  • Wie sende ich eine E-Mail?
    Klicken Sie auf den Reiter Mitglieder > Mit E-Mail. Filtern und wählen Sie Ihre spezifische Mitgliedergruppe aus, danach klicken Sie auf E-Mail verfassen. Fügen Sie einen Betreff hinzu sowie die Antwortadresse ein und beginnen Sie mit dem Schreiben Ihrer E-Mail.

Rechnungsstellung

  • Wann erhalte ich mein Geld?
    Wir zahlen die erhaltenen Beiträge wöchentlich aus. Sie finden eine Übersicht aller wöchentlichen Auszahlungen und Gebühren im ClubCollect-System. Diese Daten werden Ihnen unter dem Reiter “Übersichten” angezeigt.
  • Wie erstelle und versende ich Rechnungen?
    Es gibt zwei Möglichkeiten eine Rechnung zu erstellen. Sie können eine Rechnung mit und ohne Mitgliedschaft erstellen. Folgend werden beide Möglichkeiten kurz erklärt. Erstellen Sie eine Rechnung basierend auf einer Mitgliedschaft  Wenn Sie eine Rechnung basierend auf einer Mitgliedschaft erstellen, dann stellen Sie den Mitgliedsbeitrag, der für dieses Mitglied festgelegt wurde, im Voraus in Rechnung. Während der Erstellung dieses Rechnungsentwurfs können Sie den Betrag weiterhin mithilfe von Rechnungszeilen erhöhen oder verringern.  Das Erstellen einer Rechnung basierend auf einer Mitgliedschaft wird in fünf einfachen Schritten erklärt. Schritt 1: Erstellen Sie eine Rechnung, die der Zielgruppe entspricht. Weitere Informationen finden Sie auf der Seite Wo kann ich eine Mitgliedschaft hinzufügen?. Schritt 2: Ordnen Sie diese Mitgliedschaft einem Mitglied zu. Gehen Sie zum persönlichen Profil des Mitglieds und klicken Sie auf Abonnement zuordnen. Wählen Sie die relevante Mitgliedschaft und bestimmen Sie das Startdatum. Diese Mitgliedschaft wird nun unter dem Reiter Finanzen > Rechnungen unter dem Unterreiter Nicht in Rechnung gestellt angezeigt. Schritt 3: Wählen Sie das spezifische Mitglied auf der Seite Nicht in Rechnung gestellt aus und klicken Sie auf Rechnungsentwurf erstellen. Es ist möglich, die Menge zu erhöhen oder zu verringern. Ist alles eingestellt? Speichern Sie den Entwurf und klicken Sie auf Rechnung erstellen. Auf der nächsten Seite wird eine Übersicht der erstellten Rechnungen angezeigt. Bestätigen Sie, dass Sie die Rechnung überprüft haben und nutzen Sie die Funktion Rechnung erstellen aus.  Schritt 4: Fügen Sie Ihrem Rechnungspaket einen Namen hinzu und klicken Sie auf Erstellen und senden Sie das Rechnungspaket von [X] Rechnungen. Das Rechnungspaket erscheint jetzt unter dem Unterreiter Gesendet. Hinweis: Das Rechnungspaket wird erst gesendet, wenn Sie auf die Funktion Rechnungspaket übermitteln klicken und dessen Überprüfung bestätigen. Schritt 5: Überprüfen Sie den Status der Zahlungen im ClubCollect-System über den Button ClubCollect. Rechnungserstellung ohne Mitgliedschaft  Wenn Sie eine Rechnung erstellen möchten, die nicht mit einer Mitgliedschaft verknüpft ist, z. B. für eine Veranstaltung oder eine Spende, erstellen Sie einen Entwurf, in dem Sie einfach selbst einen Betrag festlegen können. Das Erstellen einer Rechnung ohne Mitgliedschaft wird in drei einfachen Schritten erklärt. Schritt 1: Klicken Sie auf Finanzen > Rechnungen. Auf der Seite Nicht in Rechnung gestellt klicken Sie auf  Rechnungsentwurf erstellen. Suchen und wählen Sie den Namen des Mitglieds und geben Sie eine Beschreibung und den Betrag in die leeren Felder ein. Ist alles eingestellt? Speichern Sie den Entwurf und klicken Sie auf Rechnung erstellen. Auf der nächsten Seite wird eine Übersicht der erstellten Rechnungen angezeigt. Bestätigen Sie, dass Sie die Rechnung überprüft haben und nutzen Sie die Funktion Rechnung erstellen aus.  Schritt 2: Klicken Sie auf Rechnungspakete erstellen und senden und fügen Sie diesem Rechnungspaket einen Namen hinzu. Klicken Sie danach erneut auf Erstellen und Senden von [X] Rechnungen. Das Rechnungspaket erscheint jetzt unter dem Unterreiter Gesendet. Hinweis: Das Paket wird erst versendet, wenn Sie auf “Rechnungspaket übermitteln” klicken und den Versand bestätigen. Schritt 3: Überprüfen Sie den Status der Transaktionen im ClubCollect-System über den Button ClubCollect.