Wij zijn er voor jou

Of selecteer een onderstaand onderwerp

Ledenadministratie

  • Hoe voeg ik een abonnement toe aan een lid?
    Abonnement aan een individu toekennen: Klik op de profielpagina van het lid op Abonnementen > Voeg abonnement toe. Selecteer vervolgens het abonnement dat je wilt toevoegen en eventueel de opzegdatum. Klik vervolgens op Bewaar. Indien het lid actief is, wordt er automatisch een conceptfactuur aangemaakt onder de tab Financiën > Facturen > Niet gefactureerd.     Abonnementen aan meerdere personen toekennen: Filter de gewenste groep leden op de pagina Alle leden > Actief. Selecteer de leden waar het abonnement aan toegekend moet worden. Klik vervolgens op Abonnementen toekennen. Op de volgende pagina kun je abonnement selecteren en eventueel een opzegdatum toevoegen. Klik vervolgens op Voeg abonnement toe. Onderaan de pagina zie je nog een overzicht van alle leden die je hebt geselecteerd.
  • Waar kan ik een abonnement toevoegen?
    Je maakt een nieuw abonnement aan onder de tab Financiën > Abonnementen. Klik op Voeg abonnement toe, selecteer een seizoen, voeg een naam toe en vul een bedrag in. Klik op Bewaar. Het abonnement is nu gereed.
  • Kan ik gegevens uit mijn eigen ledenadministratiesysteem importeren?
    Ja, dat kan. We hebben het makkelijk voor je gemaakt om gegevens te importeren en exporteren naar ClubBase. Je kunt volledig overstappen vanuit je bestaande systeem, maar je kunt ClubBase ook als aanvulling op je systeem gebruiken, bijvoorbeeld alleen voor de facturatie.
  • Hoe zeg ik een lidmaatschap op?
    Voor het stopzetten van een lidmaatschap ga je naar de profielpagina van het lid en klik je vervolgens op de tab Abonnementen. Klik achter het betreffende abonnement op Bewerk en selecteer Opzegreden. Je kunt eventueel nog een opzegreden toevoegen met meer informatie. Vul vervolgens de Opzegdatum in en klik op Bewaar. Het lid is inactief wanneer alle abonnementen zijn stopgezet.
  • Waar kan ik een label toevoegen en toekennen?
    Heb je nog geen labels toegevoegd? Maak deze eerst aan onder de tab Instellingen > Labels. Als je de labels hebt aangemaakt, kun je deze toekennen aan een lid op zijn persoonlijke profielpagina. Klik hiervoor op Labels > Wijs label toe en selecteer het gewenste label. Je kunt meerdere labels toevoegen aan een lid.
  • Waar kan ik een lid toevoegen?
    Ga naar de tab Alle leden en klik op de subtab Alle leden > Actief. Klik vervolgens op Voeg clublid toe om een nieuw lid aan te maken in het systeem. Vul de lege velden in en klik op Bewaar. Je hebt nu een nieuw lid toegevoegd.

Facturatie

  • Kan ik mijn abonnement wijzigen?
    Natuurlijk kan dat! Je kunt je abonnement upgraden, downgraden of stopzetten wanneer je maar wilt. Wanneer je de facturatiemodule gebruikt en nog een actieve inningsperiode hebt, kun je je huidige abonnement alleen downgraden wanneer de periode succesvol is afgesloten, om ervoor te zorgen dat facturen kunnen worden betaald. Let op: wanneer je het abonnement downgrade voordat alle openstaande facturen zijn geïnd worden alle gegevens verwijderd, waardoor je geen inzicht meer hebt in historische gegevens.
  • Wanneer word ik gefactureerd voor ClubBase?
    Afhankelijk van je abonnement, ontvang je op maandelijkse basis of op jaarlijkse basis een factuur voor je lidmaatschap. Maandelijkse facturatie vindt plaats aan het einde van elke periode op basis van het werkelijke gebruik. Jaarlijkse facturatie vindt plaats aan het begin van het jaar op basis van het voorspelde gebruik. De eventuele afwijkingen van het voorspelde gebruik worden aan het einde van jaar verrekend. Transactiekosten (voor betalingen of communicatie) worden altijd gefactureerd in de periode waarin ze plaatsvinden.
  • Welke informatie is er benodigd om te starten met factureren?
    Om te voldoen aan de wettelijke eisen, moeten we weten of je geregistreerd staat als vertegenwoordiger van een officiële organisatie. Daarom ontvangen wij graag een aantal documenten: Persoonlijk identificatiedocument van twee tekengerechtigden van de organisatie Bankafschrift van de organisatie (met in ieder geval IBAN, naam en adres van de rekeninghouder) Bewijs van registratie bij de Kamer van Koophandel Machtiging voor het uitvoeren van automatische incasso
  • Wanneer ontvang ik mijn geld?
    Wij betalen de ontvangen gelden wekelijks uit. In het ClubCollect systeem vind je een overzicht van alle wekelijkse betalingen en vorderingen. Deze data kun je terugvinden onder het kopje Overzichten.
  • Staan onze gelden veilig?
    De tegoeden staan veilig op een derdengeldenrekening bij ING, die wordt beheerd door de stichting ClubCollect Payments. Daarnaast staat ClubCollect bij de Kamer van Koophandel ingeschreven als financieel dienstverlener. Dit betekent dat we te allen tijde moeten kunnen verantwoorden met welke partijen we werken. Gebeurt er toch onverwachts iets met ClubCollect? Dan staan de gelden gegarandeerd veilig.
  • Waar kan ik mijn financiële gegevens terugvinden?
    Gegevens omtrent betalingen, kosten en facturen vind je in het ClubCollect systeem. Ga naar Financiën > Facturen, en klik op de ClubCollect button. Ga in het ClubCollect systeem vervolgens naar Overzichten om inzicht te krijgen in uitbetalingen, kosten en facturen.
  • Hoe crediteer ik een factuur?
    Zoek de factuur van het betreffende lid onder de tab Financiën > Facturen > Facturen. Klik vervolgens op Crediteer. Vul eventueel voor je eigen administratie een reden in, en vink de checkbox Ik weet zeker dat ik factuur [X] wil crediteren. Wil je de factuur later opnieuw versturen? Vink dan ook de checkbox Koppel factuurdata los van gecrediteerde factuur aan, de factuur zal dan vervolgens weer verschijnen op de pagina Financiën > Facturen > Niet gefactureerd.
  • Hoe creëer en verstuur ik een factuur?
    Je kunt op twee manieren een factuur aanmaken. Je kunt namelijk een factuur aanmaken op basis van een abonnement en je kunt een factuur aanmaken zonder abonnement. Hieronder worden beide manieren in een aantal simpele stappen uitgelegd.   Maak een factuur aan op basis van een abonnement Wanneer je een factuur aanmaakt op basis van een abonnement, factureer je het contributiebedrag dat vooraf voor dit lid is vastgesteld. Je krijgt tijdens het aanmaken van de conceptfactuur nog wel de mogelijkheid om dit bedrag te verhogen of te verlagen middels factuurregels. Het aanmaken van een factuur op basis van een abonnement wordt in vijf simpele stappen uitgelegd.   Stap 1: Maak een abonnement aan die past bij de doelgroep. Ga hiervoor naar de tab Financiën > Abonnementen. Klik op Voeg abonnement toe, selecteer een seizoen, voeg een naam toe en vul een bedrag in. Klik op Bewaar. Het abonnement is nu gereed.   Stap 2: Koppel dit abonnementen aan het lid. Ga naar het profiel van het lid en klik op Abonnementen > Voeg abonnement toe. Selecteer vervolgens het abonnement dat je wilt toevoegen, voeg de startdatum in en eventueel de opzegdatum. Klik vervolgens op Bewaar. Indien het lid actief is, wordt er automatisch een conceptfactuur aangemaakt. Is het lid nog niet actief, dan kun het abonnement vinden onder de tab Financiën > Facturen, onder de subtab Niet gefactureerd.       Stap 3: Selecteer het gewenste lid op de Niet gefactureerd pagina en klik op Maak conceptfactuur aan. Eventueel kun je nog een factuurregel toevoegen waarmee het bedrag verhoogd of verlaagd kan worden. Is alles in orde? Klik dan op Bewaar.    Stap 4: Op de volgende pagina verschijnt een overzicht van de aangemaakte facturen. Selecteer de leden voor wie je een factuur wilt aanmaken en klik op Maak facturen. De volgende pagina laat nog een overzicht zien voor welke leden er een factuur aangemaakt gaat worden. Klik vervolgens op Maak [X] facturen aan verstuur ze in factuurverzameling.    Stap 5: Bekijk de status van de betalingen in het ClubCollect systeem via de button ClubCollect.   Maak een conceptfactuur aan zonder abonnement Wanneer je een factuur wil aanmaken die niet gekoppeld is aan een abonnement, bijvoorbeeld voor de bijdrage aan een barbecue of een donatie, maak je een conceptfactuur aan waarmee je eenvoudig zelf een bedrag instelt. Het aanmaken van een factuur zonder abonnement wordt in drie simpele stappen uitgelegd.   Stap 1: Klik onder tab Financiën op de subtab Facturen, en klik op de Niet gefactureerd pagina op Maak conceptfactuur aan. Zoek en selecteer de naam van het lid. Vul vervolgens een omschrijving in van het factuurbedrag en het bedrag. Is alles in orde? Klik dan op Bewaar. Op de volgende pagina verschijnt een overzicht van de aangemaakte facturen. Selecteer de leden voor wie je een factuur wilt aanmaken en klik op Maak facturen. De volgende pagina laat nog een overzicht zien voor welke leden er een factuur aangemaakt gaat worden. Klik vervolgens op Maak [X] facturen aan verstuur ze in factuurverzameling.   Stap 2: Voeg een naam toe aan de factuurverzameling, en klik vervolgens op Maak en verstuur de factuurverzameling van [X] facturen. De factuurverzameling is nu te zien onder Financiën > Facturen > Verstuurd. Let op: De factuurverzameling wordt pas definitief verstuurd wanneer je klikt op Start met versturen.   Stap 3: Bekijk de status van de betalingen in het ClubCollect systeem via de button ClubCollect.

Communicatie

  • Hoe exporteer en importeer ik gegevens naar Mailchimp?
    Ga naar de pagina Alle leden > Met e-mailadres. Filter indien nodig een specifieke groep leden, selecteer ze en klik op Exporteren naar Mailchimp. ClubBase heeft nu een excelbestand gegenereerd die je direct kunt importeren in Mailchimp.  Ga naar www.Mailchimp.com en klik op de tab Lists. Op deze pagina kun je een doelgroep aanmaken en de gegevens importeren door het excelbestand van ClubBase te uploaden.
  • Hoe verstuur ik een e-mail?
    Een e-mail  sturen naar een lid of naar een groep leden kan op twee manieren.  Ga naar pagina Alle leden > Met e-mailadres. Filter indien nodig een specifieke groep leden, selecteer ze en klik op E-mail opmaken. Voeg een onderwerp toe, vul een antwoordadres in en begin met het schrijven van de e-mail.